Actes 91

Tout sur ACTES

 
 
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A ide au C ontrôle de légaliT é dématE rialiS é

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Sommaire :

1- Cadre juridique.

2- Actes, quoi ça sert ?

3- Actes, quels sont les enjeux ?

4- Actes, quelles sont les modalités de mise en place ?

5- La transmission via ACTES, c’est quoi concrètement.

6- Actes en Essonne, le bilan.

7- Actes en Essonne, l’évolution.

8- Vos correspondantes Actes en préfecture.

9- Documentation.

 1- Cadre juridique :  

  • l’  relative aux libertés et responsabilités locales autorise la transmission des actes par voie électronique.
  • le  relatif à la transmission par voie électronique des actes des collectivités territoriales soumis au contrôle de légalité et modifiant la partie Réglementaire du code général des collectivités territoriales pose les principes généraux de la télétransmission comme notamment le cahier des charges, le dispositif de télé-transmission homologué, la sécurisation des échanges ou encore la signature d’une convention entre le maire et le préfet.
  • l’  relatif à la transmission par voie électronique des actes soumis au contrôle de légalité.

2-   Actes, à quoi ça sert  ?

Actes, à quoi ça sert ?

ACTES, c’est une application qui permet aux collectivités locales de télétransmettre instantanément à la préfecture, avec possibilité d’annuler un envoi en cas d’erreur : les actes soumis au contrôle de légalité (arrêtés et délibérations avec leurs annexes, contrats, etc,…)  l’ensemble des documents budgétaires, dématérialisé grâce à l’application ToTem, via «   ».  C’est aussi un programme et une base de données fiable permettant aux personnels des préfectures de consulter les actes reçus et suivre le processus de contrôle de légalité de ces actes, via un système d’information fourni par un tiers de télétransmission.ACTES s’inscrit donc dans une démarche de modernisation de l’Etat et des Collectivités.

Ab dématérialisation des actes budgétaires

3- Actes, quels sont les enjeux  ?  

Pour les collectivités locales : 

  • L'accélération des échanges avec la préfecture ;
  • La réception en temps réel de l'accusé de réception qui permet l'entrée en vigueur immédiate de l'acte, sous réserve des formalités de publication et de notification ; 
Actes, quels sont les enjeux ?
  • La réduction des coûts (frais postaux, frais d’édition, frais de personnels) liés à l’envoi des actes et à l’impression des actes en plusieurs exemplaires ;
  • L’intégration du contrôle de légalité dans une chaîne de dématérialisation complète et ininterrompue (en lien avec la dématérialisation de la production des actes, la dématérialisation de l’achat public, la dématérialisation de la chaîne comptable et financière) ;
  • La restitution identique et normalisée du contenu des documents budgétaires pour l’ensemble des acteurs ; 
  • La facilité de la mise à jour des maquettes budgétaires ; 
  • La disposition de données statistiques ; 
  • La facilité dans le travail de recherche et d’archivage et la diminution des espaces de stockage ; 

Pour les services de l’Etat : 

  • L’allègement des tâches matérielles de manipulation, de reproduction, d’expédition et de conservation des actes : gain en temps et en matériel ;
  • La rationalisation des tâches de contrôle : enregistrement, délivrance d’accusé de réception, calcul automatique des délais de recours et mise en œuvre du dispositif d’alerte ;
  • Le renforcement de la capacité d’expertise des actes, détection plus efficace des anomalies, meilleur service rendu aux collectivité en termes de sécurité juridique.

4- Actes, quelles sont les modalités de mise en place  ?

    4 étapes :

  • Choix d’un prestataire dans la liste des tiers de télétransmission homologués :  
  • Prise d’une délibération par le conseil municipal, le conseil de la communauté ou le comité syndical afin d’autoriser le Maire ou le Président à signer la convention avec la préfecture.
  •  Signature de la convention , en deux exemplaires, par le représentant de l’Etat et de la collectivité. Cette convention doit respecter le cahier des charges  et la nomenclature  définie par l’ arrêté préfectoral du 09 mai 2007 . Par ailleurs, elle comporte la possibilité pour la collectivité, de renoncer à tout moment à la transmission par voie électronique et les modalités de cette renonciation.
  • Choix d’une date pour un test de télétransmission avec le référent ACTES en préfecture.
Calendrier

Circuit d’une télétransmission

Circuit actes

CT    : Collectivité Territoriale

EPL  : Etablissement Public Local

EPCI : Etablissement Public de Coopération Intercommunale

5- La télétransmission via ACTES, c’est quoi concrètement ?

C’est une démarche fondée sur le volontariat des collectivités, souple et adaptée à leurs attentes, avec choix du calendrier et du périmètre des actes télétransmis.

En effet, la transmission des actes se fait progressivement, après une période de test avec les référents Actes de la préfecture.

La collectivité a la possibilité de commencer, dans un premier temps, par l’envoi des actes simples (délibérations, décisions, conventions, contrats, actes à caractère réglementaire, décisions individuelles...) pour ensuite télétransmettre tous les autres actes, y compris les documents d’urbanisme, sans qu’ils excèdent les 20 Mo .

Depuis le 01 janvier 2012, le module « Actes Budgétaires » permet de dématérialiser la transmission des documents budgétaires (BP, BS, DM, et CA).

Les collectivités ayant signé la convention ACTES avec le représentant de l’Etat avant le 01 janvier 2012, auront simplement à signer un « avenant Actes Budgétaires ».

6- ACTES en  Essonne, le bilan

Lancée en 2005 ;

C’est 119 collectivités et établissements publics raccordés au 01/01/2013 ;

C’est 29,9 % des actes soumis au contrôle de légalité sont télétransmis via l’application en 2012.

7-  ACTES en  Essonne,  l’évolution

Evolution du nombre d’émetteurs raccordés à l’application ACTES de 2009 à 2013

Cartographie du département de l’Essonne – Communes adhérentes à ACTES au 01/06/13

8- Vos correspondantes @ctes  en Préfecture 

Anh NGUYEN : anh.nguyen@essonne.gouv.fr  – 01 69 91 96 76

Céline LASNE : celine.lasne@essonne.gouv.fr  – 01 69 91 94 68

Rachelle ICHTERTZ :  – 01 69 91 93 89

9- Documentation 

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 – Programme ACTES Les actes soumis à l’obligation de transmission au représentant de l’Etat Les actes non soumis à l’obligation de transmission au représentant de l’Etat